Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją, czyli EZD, to jeden z kluczowych elementów cyfryzacji administracji publicznej w Polsce. System ten ma uporządkować sposób tworzenia, obiegu i archiwizacji dokumentów oraz ograniczyć papierową dokumentację. Wiele instytucji już z niego korzysta, ale dla części podmiotów najważniejsze pytanie brzmi: kiedy EZD będzie obowiązkowe i kogo ten obowiązek faktycznie dotyczy.
Kiedy EZD będzie obowiązkowe?
EZD nie zostało wprowadzone jako jednorazowy, powszechny obowiązek dla wszystkich podmiotów w tym samym czasie. Wdrożenie systemu odbywa się etapami i dotyczy przede wszystkim administracji publicznej.
Obowiązek stosowania EZD wynika z przepisów dotyczących prowadzenia dokumentacji elektronicznej w podmiotach publicznych. W praktyce oznacza to, że jednostki administracji rządowej oraz coraz większa grupa jednostek samorządu terytorialnego muszą prowadzić dokumentację w postaci elektronicznej lub w modelu hybrydowym, z wykorzystaniem systemów klasy EZD.
Dla urzędów centralnych i wielu instytucji rządowych EZD jest już standardem. Samorządy oraz jednostki podległe mają więcej czasu na dostosowanie się, jednak kierunek jest jednoznaczny – pełna elektronizacja dokumentów administracyjnych.
Kogo dotyczy EZD?
EZD dotyczy przede wszystkim podmiotów publicznych, czyli:
- urzędów administracji rządowej,
- urzędów wojewódzkich,
- jednostek samorządu terytorialnego,
- urzędów centralnych,
- instytucji państwowych i samorządowych,
- jednostek organizacyjnych realizujących zadania publiczne.
Dla sektora prywatnego EZD nie jest obowiązkowe, choć wiele firm decyduje się na wdrożenie podobnych systemów wewnętrznych ze względu na wygodę, porządek w dokumentach i oszczędność czasu.
Warto zaznaczyć, że obowiązek nie zawsze oznacza konieczność korzystania z jednego konkretnego systemu. Liczy się spełnienie wymogów dotyczących prowadzenia dokumentacji elektronicznej, a nie sama nazwa rozwiązania.
Czy EZD to e-doręczenia?
To jedno z najczęstszych źródeł nieporozumień. EZD i e-doręczenia to dwa różne, choć powiązane ze sobą rozwiązania.
EZD służy do wewnętrznego zarządzania dokumentacją – rejestracji spraw, obiegu pism, dekretacji, archiwizacji i kontroli terminów. Jest to narzędzie organizujące pracę urzędu „od środka”.
E-doręczenia natomiast dotyczą sposobu komunikacji zewnętrznej, czyli przesyłania pism między urzędami, obywatelami i przedsiębiorcami w formie elektronicznej ze skutkiem prawnym równym listowi poleconemu.
W praktyce system EZD często integruje się z e-doręczeniami, ale jedno nie zastępuje drugiego. Można korzystać z EZD bez e-doręczeń i odwrotnie, choć docelowo oba rozwiązania mają ze sobą współpracować.
Co rejestrujemy w systemie EZD?
W systemie EZD rejestrowana jest całość dokumentacji związanej z realizacją zadań danej jednostki. Obejmuje to zarówno dokumenty wpływające, jak i wychodzące oraz te tworzone wewnętrznie.
Do najczęściej rejestrowanych elementów należą:
- pisma przychodzące w formie papierowej i elektronicznej,
- pisma wychodzące,
- decyzje administracyjne,
- umowy i aneksy,
- notatki służbowe,
- projekty dokumentów,
- akta spraw.
Każdy dokument przypisywany jest do konkretnej sprawy, posiada metadane i historię operacji. Dzięki temu możliwe jest śledzenie całego przebiegu sprawy od jej rozpoczęcia aż do zakończenia i archiwizacji.
Jak EZD zmienia pracę urzędów?
Wdrożenie EZD znacząco zmienia codzienną organizację pracy. Dokumenty nie krążą fizycznie między pokojami, a dostęp do spraw możliwy jest z poziomu systemu. Ułatwia to zastępstwa, kontrolę terminów oraz nadzór nad realizacją zadań.
EZD ogranicza także ryzyko zagubienia dokumentów i usprawnia archiwizację. Dla obywateli oznacza to często szybsze załatwianie spraw i większą przejrzystość procedur.
Czy EZD jest darmowe?
Samo korzystanie z EZD nie zawsze oznacza brak kosztów, choć istnieją rozwiązania udostępniane bezpłatnie dla podmiotów publicznych. Przykładem jest rządowy system EZD RP, który może być wykorzystywany przez uprawnione jednostki bez opłat licencyjnych.
Trzeba jednak pamiętać, że nawet darmowy system generuje koszty pośrednie. Są to m.in.:
- wdrożenie i konfiguracja,
- szkolenia pracowników,
- dostosowanie procedur,
- utrzymanie infrastruktury IT.
W przypadku komercyjnych systemów EZD dochodzą opłaty licencyjne i serwisowe, jednak część instytucji decyduje się na takie rozwiązania ze względu na dodatkowe funkcjonalności.
Czy warto przygotować się wcześniej?
Nawet jeśli dana jednostka nie ma jeszcze formalnego obowiązku korzystania z EZD, przygotowanie się do wdrożenia jest rozsądnym krokiem. Przestawienie się z dokumentacji papierowej na elektroniczną wymaga zmiany nawyków, procedur i sposobu myślenia o pracy z dokumentami.
Wczesne przygotowanie pozwala uniknąć chaosu, gdy obowiązek stanie się powszechny. Szkolenia, porządkowanie akt i stopniowe wprowadzanie elektronicznego obiegu dokumentów znacznie ułatwiają ten proces.
Świadomość tego, kiedy EZD będzie obowiązkowe i kogo dotyczy, pomaga podejmować lepsze decyzje organizacyjne. EZD nie jest jedynie formalnym wymogiem, ale narzędziem, które przy dobrze zaplanowanym wdrożeniu realnie usprawnia funkcjonowanie instytucji.
Źródło: www.force.org.pl
