Materiały biurowe to przedmioty zużywane w codziennej działalności administracyjnej jednostki gospodarczej. Do tej kategorii zalicza się między innymi papier, długopisy, teczki, segregatory, tusze do drukarek, a także drobny sprzęt eksploatacyjny wykorzystywany w pracy biurowej. Nie są to składniki majątku trwałego, ponieważ nie spełniają kryteriów wartości i okresu użytkowania przewidzianych dla środków trwałych.
W polskim prawie bilansowym materiały biurowe traktowane są jako zapasy. Mogą być ewidencjonowane zarówno w momencie zakupu, jak i dopiero w chwili ich zużycia, w zależności od przyjętej polityki rachunkowości. Z perspektywy podatkowej natomiast stanowią koszty uzyskania przychodów, o ile zostały faktycznie poniesione i służą działalności gospodarczej.
Ujęcie materiałów biurowych w księgach rachunkowych
W praktyce stosuje się dwie metody ewidencji:
Metoda zakupu
Polega na bezpośrednim ujmowaniu wydatku w kosztach działalności operacyjnej w momencie jego poniesienia. W tej metodzie materiały biurowe nie są ujmowane w magazynie, a faktura dokumentująca zakup trafia bezpośrednio do kosztów. Jest to rozwiązanie najczęściej stosowane w mniejszych jednostkach, które nie prowadzą rozbudowanej gospodarki magazynowej.
Schemat księgowania:
-
Wn konto zespołu 4 lub 5 (koszty rodzajowe lub funkcjonalne)
-
Ma konto 20 Rozrachunki z dostawcami
Metoda materiałowa
W tym podejściu zakupione artykuły najpierw trafiają na konto zapasów, a dopiero w momencie ich faktycznego zużycia dokonuje się przeksięgowania w koszty. Takie rozwiązanie lepiej odzwierciedla stan majątku jednostki i jest często wybierane w podmiotach prowadzących magazyn.
Schemat księgowania:
-
Wn konto 31 Materiały
-
Ma konto 20 Rozrachunki z dostawcami
Następnie, przy wydaniu do zużycia: -
Wn konto zespołu 4 lub 5
-
Ma konto 31 Materiały
Różnice między rachunkowością, a podatkiem dochodowym
W ujęciu podatkowym istotny jest moment poniesienia kosztu. Jeżeli jednostka rozlicza się metodą memoriałową, wydatek na materiały biurowe zalicza się do kosztów w dacie jego ujęcia w księgach, na podstawie otrzymanej faktury. Przy metodzie kasowej koszty rozpoznaje się w momencie zapłaty.
Warto pamiętać, że organy podatkowe zwracają uwagę na zasadność poniesienia wydatku. Zakup materiałów musi być udokumentowany fakturą lub rachunkiem i mieć związek z działalnością gospodarczą podatnika. Nadmierne zakupy, niewspółmierne do skali prowadzonej działalności, mogą zostać zakwestionowane jako koszty.
Kwestia podatku VAT przy zakupie materiałów biurowych
Zakup materiałów biurowych co do zasady podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług według stawki podstawowej. Podatnik VAT czynny ma prawo do odliczenia podatku naliczonego, o ile zakupy te są związane ze sprzedażą opodatkowaną.
Prawo do odliczenia VAT powstaje w momencie otrzymania faktury i pod warunkiem, że zakup nie jest wykorzystywany do czynności zwolnionych z VAT. W przypadku zakupu artykułów mieszanych, wykorzystywanych zarówno w działalności opodatkowanej, jak i zwolnionej, należy zastosować proporcję odliczenia zgodnie z art. 90 ustawy o VAT.
Dowody księgowe i obieg dokumentów
Podstawowym dowodem księgowym przy zakupie materiałów biurowych jest faktura. Dodatkowo w jednostkach prowadzących gospodarkę magazynową stosuje się dokumenty wewnętrzne: przyjęcie materiałów do magazynu (PZ) oraz dowód wydania do zużycia (RW). W mniejszych podmiotach, gdzie nie prowadzi się ewidencji magazynowej, obieg dokumentów ogranicza się do faktury zakupu i ewentualnie noty księgowej potwierdzającej przeksięgowanie kosztów.
Ważne jest zachowanie zasady rzetelności dokumentacji – faktury powinny zawierać dokładny opis towarów, a wydanie materiałów do zużycia powinno być odpowiednio udokumentowane, aby możliwe było powiązanie kosztu z prowadzoną działalnością.
Materiały biurowe, a inwentaryzacja
Na dzień bilansowy jednostka ma obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji zapasów. W przypadku materiałów biurowych oznacza to konieczność ustalenia ich faktycznego stanu oraz wyceny według ceny nabycia. Nadwyżki lub niedobory muszą być rozliczone w księgach rachunkowych.
Przy metodzie zakupu inwentaryzacja materiałów biurowych nie występuje, gdyż nie prowadzi się ich ewidencji magazynowej. Natomiast w metodzie materiałowej należy porównać stan faktyczny z zapisami w księgach, a ewentualne różnice ująć jako pozostałe koszty lub przychody operacyjne.
Polityka rachunkowości, a sposób ewidencji
Jednostka powinna w swojej polityce rachunkowości jasno określić sposób ujmowania materiałów biurowych – czy stosuje metodę zakupu, czy materiałową. Wybór ten wpływa na szczegółowość ewidencji i na prezentację w sprawozdaniu finansowym.
W praktyce często stosuje się uproszczenie polegające na księgowaniu materiałów biurowych bezpośrednio w koszty w momencie zakupu, o ile nie zniekształca to rzetelnego i jasnego obrazu sytuacji majątkowej i finansowej jednostki.
Praktyczne przykłady księgowania
-
Jednostka zakupiła papier i tusz do drukarki na kwotę 500 zł netto + VAT. W polityce rachunkowości przyjęto metodę zakupu.
-
Wn konto 401 Zużycie materiałów i energii 500 zł
-
Wn konto 223 VAT naliczony 115 zł
-
Ma konto 202 Rozrachunki z dostawcami 615 zł
-
Jednostka zakupiła segregatory i długopisy na kwotę 800 zł netto + VAT, prowadzi ewidencję magazynową.
-
Wn konto 310 Materiały 800 zł
-
Wn konto 223 VAT naliczony 184 zł
-
Ma konto 202 Rozrachunki z dostawcami 984 zł
Po wydaniu do zużycia: -
Wn konto 401 Zużycie materiałów i energii 800 zł
-
Ma konto 310 Materiały 800 zł
Znaczenie prawidłowego ujęcia materiałów biurowych w księgach rachunkowych
Rzetelne i systematyczne ujmowanie materiałów biurowych w księgach rachunkowych ma istotne znaczenie nie tylko dla bieżącej kontroli kosztów, lecz także dla prawidłowego ustalenia wyniku finansowego. Dobrze prowadzona ewidencja pozwala uniknąć błędów podatkowych, ułatwia inwentaryzację i daje pełny obraz gospodarowania zasobami administracyjnymi jednostki.
Źródło: www.biznesnet.pl
