Skanowanie dokumentów stało się codziennością zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym. Umowy, faktury, zaświadczenia, dokumentacja medyczna czy pisma urzędowe coraz częściej są przechowywane w formie elektronicznej. Wygoda idzie jednak w parze z odpowiedzialnością. Nieprawidłowe przechowywanie skanów lub korzystanie z niepewnych aplikacji może prowadzić do wycieku danych osobowych i poufnych informacji. Dlatego warto wiedzieć, jak bezpiecznie skanować dokumenty oraz na co zwrócić uwagę podczas korzystania z telefonu, skanera lub komputera.
Jak bezpiecznie skanować dokumenty?
Bezpieczne skanowanie zaczyna się od wyboru zaufanego urządzenia i odpowiedniego oprogramowania. Niezależnie od tego, czy korzystasz z klasycznego skanera, urządzenia wielofunkcyjnego czy smartfona, warto używać aplikacji pochodzących od sprawdzonych producentów lub dobrze znanych firm.
Dokumenty zawierające dane osobowe, informacje finansowe lub medyczne nie powinny być przesyłane do przypadkowych serwisów, których zasad działania nie znamy. Niektóre aplikacje automatycznie wysyłają pliki do chmury, co nie zawsze jest pożądane w przypadku poufnych dokumentów.
Dobrym rozwiązaniem jest zapisanie pliku bezpośrednio w pamięci urządzenia, a następnie przeniesienie go do odpowiednio zabezpieczonego miejsca. Jeżeli korzystasz z dysku w chmurze, warto włączyć uwierzytelnianie dwuskładnikowe oraz stosować silne hasło.
Przed wykonaniem skanu należy również upewnić się, że na dokumencie nie znajdują się niepotrzebne informacje widoczne w tle zdjęcia, takie jak inne dokumenty, dane kart płatniczych czy prywatna korespondencja.
Jaka jest najlepsza aplikacja do skanowania dokumentów?
Na rynku dostępnych jest wiele aplikacji umożliwiających szybkie skanowanie przy użyciu smartfona. Najlepszy wybór zależy od indywidualnych potrzeb, jednak warto zwrócić uwagę na funkcje poprawiające czytelność dokumentów oraz poziom ochrony danych.
Popularnością cieszą się między innymi:
- Microsoft Lens,
- Adobe Scan,
- Google Drive z wbudowaną funkcją skanowania dokumentów.
Programy te automatycznie wykrywają krawędzie kartki, prostują obraz oraz poprawiają kontrast, dzięki czemu dokument wygląda podobnie do skanu wykonanego profesjonalnym urządzeniem.
Wiele osób zadaje również pytanie, jaki jest dobry darmowy skaner dokumentów. Wśród bezpłatnych rozwiązań często polecane są właśnie Microsoft Lens oraz Adobe Scan. Oferują one wysoką jakość skanowania, rozpoznawanie tekstu OCR oraz możliwość zapisania dokumentów w popularnych formatach bez ponoszenia dodatkowych kosztów. Warto jednak przed instalacją sprawdzić, jakie uprawnienia wymaga dana aplikacja i czy odpowiadają one jej funkcjom.
W jakim formacie najlepiej skanować dokumenty?
Wybór formatu zależy od przeznaczenia dokumentu. W większości przypadków najlepszym rozwiązaniem jest zapis w formacie PDF.
PDF zachowuje układ stron, jest powszechnie obsługiwany przez komputery i urządzenia mobilne oraz dobrze nadaje się do archiwizacji. Wiele aplikacji umożliwia także zapis wielostronicowych dokumentów w jednym pliku, co znacznie ułatwia ich późniejsze przechowywanie.
Jeżeli planowana jest dalsza obróbka obrazu, można wykorzystać formaty JPG lub PNG. JPG zajmuje mniej miejsca na dysku, natomiast PNG lepiej zachowuje jakość grafiki i tekstu, szczególnie przy dokumentach zawierających drobne szczegóły.
Do dokumentów urzędowych, umów czy faktur najczęściej zaleca się jednak właśnie PDF, ponieważ jest najbardziej uniwersalny i wygodny podczas przesyłania.
Jaką rozdzielczość wybrać podczas skanowania?
Odpowiednia rozdzielczość wpływa na czytelność dokumentu oraz wielkość pliku. Dla większości dokumentów tekstowych wystarczające jest 300 dpi. Taka jakość pozwala uzyskać wyraźny tekst i jednocześnie nie powoduje nadmiernego zwiększenia rozmiaru pliku.
Wyższą rozdzielczość, na przykład 600 dpi, warto stosować podczas skanowania zdjęć, ilustracji, dokumentów z bardzo drobnym drukiem lub materiałów przeznaczonych do archiwizacji.
Zbyt niska rozdzielczość może utrudniać odczyt tekstu oraz pogarszać skuteczność funkcji OCR, która zamienia obraz na edytowalny tekst.
Jak zabezpieczyć zeskanowane dokumenty?
Samo wykonanie skanu to dopiero pierwszy etap. Równie ważne jest właściwe przechowywanie plików. Dokumenty zawierające dane osobowe warto zapisywać w zaszyfrowanych folderach lub na dyskach zabezpieczonych hasłem. Dobrym rozwiązaniem jest również wykonywanie regularnych kopii zapasowych.
Jeżeli dokument jest przesyłany pocztą elektroniczną, można dodatkowo zabezpieczyć plik PDF hasłem i przekazać je odbiorcy innym kanałem komunikacji.
Nie należy przechowywać poufnych dokumentów na publicznie dostępnych komputerach ani pozostawiać ich w folderach współdzielonych bez odpowiednich ograniczeń dostępu.
Czy warto korzystać z funkcji OCR?
Nowoczesne aplikacje oferują technologię OCR, czyli optyczne rozpoznawanie znaków. Dzięki niej tekst znajdujący się na zeskanowanym dokumencie staje się możliwy do wyszukiwania, kopiowania i edytowania.
To rozwiązanie znacząco ułatwia pracę z dużą liczbą dokumentów. Zamiast przeglądać każdy plik ręcznie, można szybko odnaleźć potrzebne informacje za pomocą wyszukiwarki systemowej lub programu do obsługi dokumentów.
OCR sprawdza się szczególnie przy archiwizacji faktur, umów, korespondencji oraz dokumentacji firmowej.
Najczęstsze błędy popełniane podczas skanowania dokumentów
Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest wykonywanie zdjęć dokumentów zamiast ich skanowania odpowiednią aplikacją. Fotografie robione zwykłym aparatem często mają zniekształconą perspektywę, nierównomierne oświetlenie oraz gorszą czytelność.
Problemem bywa także pozostawianie skanów w pamięci telefonu bez zabezpieczenia lub automatyczne przesyłanie ich do usług, których użytkownik nie kontroluje.
Warto również zwracać uwagę na nazwy plików. Dobrze opisane dokumenty znacznie łatwiej odnaleźć po kilku miesiącach lub latach. Pomocne jest stosowanie dat oraz krótkiego opisu zawartości zamiast przypadkowych nazw generowanych automatycznie przez urządzenie.
Bezpieczne skanowanie dokumentów nie wymaga specjalistycznej wiedzy ani drogiego sprzętu. Wystarczy korzystać ze sprawdzonych aplikacji, odpowiednio zabezpieczać zapisane pliki oraz świadomie wybierać miejsce ich przechowywania. Dzięki temu elektroniczne kopie pozostaną czytelne, łatwe do odnalezienia i odpowiednio chronione przed nieuprawnionym dostępem.
Źródło: www.force.org.pl
