Ostatni tydzień miesiąca. Zestaw jest gdzieś między Belgią a Czechami, do bazy nie wróci przed kolejnym załadunkiem, a termin pobrania danych upływa za kilka dni. W kalendarzu jest przypomnienie, brakuje tylko pojazdu i klucza w jednym miejscu. W firmie z kilkunastoma autami zdarza się to co miesiąc i zwykle dotyczy kilku pojazdów naraz.
Terminy pochodzą z przepisu unijnego, nie z krajowej tradycji
W obiegu wciąż funkcjonują nieaktualne, krótsze terminy krajowe. Polskie rozporządzenie z 2007 roku o częstotliwości pobierania danych utraciło moc 3 września 2018 roku. Dziś podstawą jest przepis ustawy o tachografach, odsyłający wprost do rozporządzenia Komisji Europejskiej. Wynikają z niego dwa cykle: dane z karty kierowcy pobiera się nie rzadziej niż co 28 dni, a z jednostki pojazdowej nie rzadziej niż co 90 dni.
To dwa niezależne strumienie. Pobranie danych z karty nie zamyka obowiązku wobec pojazdu i odwrotnie. W małej flocie oznacza to kilkanaście osobnych terminów biegnących równolegle, każdy od innej daty, bo liczą się od ostatniego skutecznego odczytu.
Rytm miesiąca zamiast pilnowania kalendarza
Firmy, które nie mają z tym problemu, zamieniły pojedyncze terminy na powtarzalny cykl, w którym każda czynność ma właściciela i stałe miejsce w miesiącu.
| Czynność | Kto odpowiada | Kiedy |
|---|---|---|
| Odczyt danych z kart kierowców | osoba prowadząca dokumentację przewozową | w stałym cyklu z zapasem przed upływem terminu, nie w ostatnim możliwym dniu |
| Odczyt danych z jednostek pojazdowych | osoba prowadząca dokumentację przewozową | według harmonogramu prowadzonego osobno dla każdego pojazdu |
| Kontrola kompletności pobranych plików | osoba prowadząca dokumentację przewozową | bezpośrednio po każdym odczycie |
| Zapis do archiwum i kopia zapasowa | osoba wskazana przez przedsiębiorcę | tego samego dnia, w którym powstał plik |
| Przegląd braków zapisu i wpisów manualnych | zarządzający transportem z kierowcą | raz w miesiącu, po zamknięciu cyklu |
| Test odtworzenia losowego pliku z archiwum | osoba wskazana przez przedsiębiorcę | raz na kwartał |
Plik ma zostać w oryginale
Dane przechowuje się w oryginalnym formacie, w jakim zostały pobrane. Plik .ddd jest dowodem, a wydruk, dokument PDF czy zestawienie wygenerowane przez program nie zastępują go i nie spełniają tego obowiązku. Raport jest wygodny w pracy bieżącej, na potrzeby dokumentacji liczy się plik źródłowy.
Dane trzeba też zabezpieczyć przed utratą i przed dostępem osób nieuprawnionych oraz utrzymywać w postaci czytelnej i uporządkowanej. To trzy odrębne wymagania i najczęściej sypie się pierwsze z nich. Dysk jednego komputera bez kopii, katalog na pulpicie, brak kontroli dostępu do zbioru: każdy z tych elementów osobno wygląda niegroźnie, razem tworzą archiwum, którego nie da się obronić. Pobrane dane, wykresówki i wydruki przechowuje się co najmniej rok.
Gdzie sypie się ręczne zgrywanie
Ręczny odczyt zakłada, że w jednym miejscu i czasie spotkają się pojazd, karta kierowcy, klucz do pobierania danych i osoba, która to zrobi. W trasach międzynarodowych ten zbieg okoliczności trzeba zorganizować, zwykle kosztem czegoś innego: pojazd czeka na rozładunek albo kierowca dostaje przerwę w miejscu wygodnym dla firmy, nie dla siebie. Normy czasu jazdy i odpoczynku dodatkowo ograniczają takie zjazdy.
Do tego dochodzą awarie po cichu. Pobranie przerwane w połowie, plik niepełny, klucz z zapełnioną pamięcią, zgubione potwierdzenie, kto i kiedy dane pobrał. Bez sprawdzenia kompletności problem wychodzi dopiero na kontroli. Kara za samo niepobranie danych w terminie mnoży się przez liczbę kierowców i pojazdów, a nie przez kolejne dni zaległości; mnożnik dzienny pojawia się przy innym naruszeniu, czyli nieudostępnieniu na kontroli danych wczytanych i przechowywanych.
Zdalny odczyt zmienia organizację pracy, nie obowiązek
Przepisy określają częstotliwość pobierania danych, ale nie narzucają metody ani miejsca. Dlatego zdalny odczyt jest w pełni dopuszczalny. Warunkiem jest tachograf z interfejsem zdalnego pobierania oraz urządzenie transmisyjne w pojeździe. Sam odczyt na odległość niczego nie umarza: oba strumienie danych nadal trzeba pobierać w wymaganych cyklach, a firma odpowiada za ich kompletność i archiwizację tak samo jak przy zgrywaniu w bazie.
Zmienia się natomiast organizacja pracy. Termin przestaje zależeć od trasy pojazdu, a odczyt można wykonać z zapasem, zamiast czekać na okazję. Ma to znaczenie przy kontroli w przedsiębiorstwie. Kontrolujący mogą żądać okazania dokumentów i innych nośników informacji, udostępnienia danych związanych z przedmiotem kontroli oraz pisemnych i ustnych wyjaśnień, mają też prawo wstępu na teren przedsiębiorcy i do pojazdów. Firma, która pobiera dane na bieżąco, odpowiada wtedy wyciągiem z archiwum, a nie serią telefonów do kierowców.
Co daje spięcie odczytu z resztą danych o flocie
W praktyce dane tachografowe rzadko są potrzebne same. Przy rozliczeniu trasy, reklamacji terminu dostawy czy rozmowie o stylu jazdy sięga się po nie razem z informacją o przebiegu i lokalizacji. Flotman prowadzi obie warstwy w jednym systemie. Zdalny odczyt tachografu obejmuje dane z kart kierowców i z jednostek pojazdowych, wraz z kontrolą terminów i archiwum, do którego pliki trafiają w formacie źródłowym. Raporty flotowe pokazują to, co z tych danych wynika na co dzień: przebiegi, styl jazdy, zużycie paliwa i zdarzenia do wyjaśnienia z kierowcą.
Zysk jest prozaiczny: jedna osoba przestaje pilnować kilkunastu niezależnych terminów w kalendarzu.
Pięć rzeczy do sprawdzenia przed końcem kwartału
- Wypisz daty ostatniego skutecznego odczytu dla każdej karty i każdego pojazdu, osobno.
- Sprawdź, czy archiwum zawiera pliki źródłowe, a nie wyłącznie raporty i wydruki.
- Ustal, gdzie leży kopia zapasowa i kto ma dostęp do zbioru danych.
- Odtwórz losowy plik sprzed kilku miesięcy i sprawdź, czy przypiszesz go do kierowcy i pojazdu.
- Zdecyduj, kto imiennie odpowiada za odczyt, kontrolę kompletności i archiwum oraz kto go zastępuje.
Narzędzie automatyzuje odczyt i pilnowanie cykli, jednak obowiązek pobrania, zabezpieczenia i udostępnienia danych pozostaje po stronie przewoźnika. Technologia skraca drogę do dokumentu, nie zdejmuje odpowiedzialności za niego.
***
Artykuł sponsorowany
