Termin płatności minął, a pieniędzy nadal nie ma na firmowym koncie. Taka sytuacja nie oznacza, że przedsiębiorca musi od razu kierować sprawę do sądu. Warto jednak reagować szybko i konsekwentnie, ponieważ kilkudniowe opóźnienie może z czasem zamienić się w trudną do odzyskania należność. Możliwości działania zależą między innymi od tego, kto jest dłużnikiem, na jakiej podstawie wystawiono fakturę oraz czy druga strona kwestionuje wykonanie usługi lub dostarczenie towaru.
Klient nie zapłacił faktury. Od czego zacząć?
Pierwszym krokiem powinno być sprawdzenie podstawowych informacji. Trzeba upewnić się, że termin płatności rzeczywiście upłynął, pieniądze nie wpłynęły na inne konto, a klient otrzymał fakturę. Warto również sprawdzić umowę, zamówienie oraz pozostałą korespondencję dotyczącą transakcji.
Jeżeli należność nie budzi wątpliwości, można skontaktować się z klientem. Przy pierwszym, niewielkim opóźnieniu często wystarcza wiadomość e-mail lub telefon. Przyczyną może być przeoczenie faktury, błąd księgowości albo opóźnienie w wewnętrznym procesie akceptacji płatności.
Rozmowa telefoniczna powinna jednak zostać uzupełniona korespondencją, którą można później udokumentować. Jeżeli sprawa trafi do sądu, znacznie bardziej przydatny będzie e-mail, potwierdzenie wykonania usługi czy pisemne uznanie zadłużenia niż wspomnienie rozmowy sprzed kilku miesięcy.
Czy trzeba wysyłać przypomnienie o płatności?
Przedsiębiorca może rozpocząć od zwykłego przypomnienia. W wiadomości warto wskazać numer faktury, kwotę, termin płatności oraz numer rachunku bankowego. Komunikat nie musi od razu przyjmować ostrej formy.
Jeśli kontrahent odpowie, że zapłaci w określonym dniu, dobrze zachować taką wiadomość. Nie należy jednak przez wiele tygodni ograniczać się do kolejnych telefonów i ustnych obietnic, jeśli ustalone terminy są regularnie przekraczane.
Brak reakcji na pierwsze przypomnienie jest sygnałem, aby przejść do bardziej formalnego działania. Kolejnym etapem może być wezwanie do zapłaty.
Co powinno zawierać wezwanie do zapłaty?
Wezwanie powinno jednoznacznie wskazywać, jakiej należności przedsiębiorca dochodzi. Najczęściej podaje się dane wierzyciela i dłużnika, numer oraz datę faktury, kwotę zadłużenia, pierwotny termin płatności i rachunek, na który mają zostać przekazane pieniądze.
W piśmie można wyznaczyć dodatkowy termin na uregulowanie należności oraz poinformować, że po jego bezskutecznym upływie sprawa może zostać skierowana na drogę sądową. Jeśli przedsiębiorca żąda również należnych odsetek lub rekompensaty za koszty odzyskiwania należności, powinien wskazać odpowiednią podstawę roszczenia.
Wezwanie warto wysłać w sposób pozwalający wykazać, że zostało skierowane do dłużnika. W zależności od okoliczności można wykorzystać przesyłkę rejestrowaną, pocztę elektroniczną lub kanał komunikacji wcześniej przyjęty pomiędzy stronami.
Czy po terminie można naliczać odsetki?
Co do zasady opóźnienie w zapłacie należności pieniężnej może powodować obowiązek zapłaty odsetek. Ich rodzaj i wysokość zależą jednak od charakteru transakcji oraz postanowień umowy.
W relacjach handlowych pomiędzy przedsiębiorcami zastosowanie mogą mieć przepisy dotyczące przeciwdziałania nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Przewidują one między innymi odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych. Ich wysokość jest określana na podstawie obowiązujących przepisów i może zmieniać się wraz ze zmianą stopy referencyjnej.
Nie należy więc wpisywać przypadkowej wartości procentowej. Przed obliczeniem należności trzeba ustalić, jakie odsetki mają zastosowanie w konkretnej sprawie i jaka stawka obowiązywała w okresie opóźnienia.
Przedsiębiorca może mieć prawo do rekompensaty za odzyskiwanie należności
W określonych transakcjach handlowych wierzycielowi może przysługiwać również ustawowa rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Nie jest to dowolna opłata ustalana przez przedsiębiorcę, lecz rozwiązanie wynikające z przepisów.
Wysokość rekompensaty jest uzależniona od wartości świadczenia pieniężnego i została określona w euro. Ustawa przewiduje poziomy 40, 70 i 100 euro, przeliczane na złote według właściwych zasad. Uprawnienie dotyczy jednak transakcji objętych odpowiednimi przepisami, więc nie należy automatycznie doliczać tej kwoty do każdej niezapłaconej faktury.
Jeśli koszty odzyskiwania należności przewyższają ustawową rekompensatę, w określonych okolicznościach możliwe jest dochodzenie uzasadnionych kosztów w wyższej wysokości.
Faktura sama w sobie nie zawsze wystarczy do wygrania sprawy
Faktura jest ważnym dokumentem, ale przedsiębiorca powinien gromadzić również materiały potwierdzające, skąd wynika należność. Mogą to być umowa, zamówienie, korespondencja e-mailowa, protokół odbioru, dokument wydania towaru, potwierdzenie dostawy czy wiadomości dotyczące wykonania zlecenia.
Ma to szczególne znaczenie, gdy dłużnik zaczyna twierdzić, że usługa nie została wykonana, towar był wadliwy albo cena została ustalona inaczej. Sam dokument księgowy nie rozstrzyga automatycznie wszystkich sporów dotyczących wykonania umowy.
Dokumentację najlepiej gromadzić już podczas współpracy, a nie dopiero wtedy, gdy pojawia się problem. Przy zleceniach realizowanych przez kilka miesięcy odtworzenie wszystkich ustaleń po długim czasie może być znacznie trudniejsze.
Co zrobić, gdy klient prosi o rozłożenie długu na raty?
Problemy finansowe kontrahenta nie zawsze oznaczają, że odzyskanie pieniędzy jest niemożliwe. Czasami rozsądne może być zawarcie porozumienia dotyczącego spłaty zadłużenia w ratach. Warunki powinny zostać jasno ustalone i odpowiednio udokumentowane.
W porozumieniu można wskazać wysokość długu, harmonogram płatności, numery rachunków oraz konsekwencje braku zapłaty kolejnej raty. W zależności od sytuacji warto również uregulować kwestię odsetek.
Szczególnie istotne może być pisemne uznanie istniejącego zadłużenia. Przy większych kwotach treść porozumienia dobrze skonsultować z prawnikiem, ponieważ sposób jego sformułowania może później mieć znaczenie podczas dochodzenia należności.
Kiedy warto zakończyć polubowną windykację?
Nie istnieje jeden termin odpowiedni dla każdej firmy. Kilkudniowe opóźnienie wieloletniego kontrahenta, który zawsze wcześniej płacił terminowo, wygląda inaczej niż kilkumiesięczny brak zapłaty od nowego klienta, który przestał odpowiadać na wiadomości.
Nie warto jednak prowadzić nieskończonej serii telefonów i przypomnień. Jeśli dłużnik nie dotrzymuje kolejnych deklaracji, unika kontaktu albo otwarcie odmawia zapłaty, przedsiębiorca powinien rozważyć dalsze kroki.
Trzeba również pamiętać o przedawnieniu roszczeń. Terminy zależą od rodzaju roszczenia i stosunku prawnego, z którego ono wynika. Nie można więc zakładać, że każdą fakturę można skutecznie dochodzić w sądzie przez taki sam okres.
Czy można skierować niezapłaconą fakturę do sądu?
Jeżeli próby polubownego odzyskania należności nie przynoszą rezultatu, wierzyciel może dochodzić zapłaty na drodze sądowej. Pozew powinien opierać się na dokumentach potwierdzających istnienie i wymagalność roszczenia.
W zależności od charakteru sprawy możliwe są różne tryby postępowania. Wierzyciel powinien prawidłowo określić między innymi wysokość dochodzonej należności, odsetki, strony postępowania i podstawę roszczenia.
Przed złożeniem pozwu warto również ocenić sytuację dłużnika. Uzyskanie korzystnego orzeczenia nie oznacza jeszcze, że pieniądze automatycznie pojawią się na koncie. Jeżeli dłużnik nie zapłaci dobrowolnie, konieczne może być wszczęcie egzekucji.
Nakaz zapłaty nie oznacza jeszcze odzyskania pieniędzy
W sprawach o należności pieniężne sąd może w odpowiednich warunkach wydać nakaz zapłaty. Dłużnik ma jednak przewidziane prawem możliwości jego zakwestionowania. Jeśli skutecznie podejmie obronę, sprawa może wymagać dalszego rozpoznania.
Gdy wierzyciel uzyska odpowiedni tytuł umożliwiający prowadzenie egzekucji, a dłużnik nadal nie płaci, sprawa może trafić do komornika. Egzekucja może obejmować określone składniki majątku dłużnika zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Nie zawsze kończy się ona pełnym odzyskaniem należności. Jeżeli dłużnik nie posiada majątku, z którego można skutecznie prowadzić egzekucję, samo posiadanie prawomocnego orzeczenia nie gwarantuje natychmiastowej zapłaty.
Czy warto korzystać z firmy windykacyjnej?
Przedsiębiorca może powierzyć prowadzenie sprawy podmiotowi zajmującemu się odzyskiwaniem należności. Zakres usługi może obejmować kontakt z dłużnikiem, negocjacje, przygotowanie wezwań, a w zależności od modelu współpracy także obsługę kolejnych etapów postępowania.
Przed podpisaniem umowy warto dokładnie sprawdzić sposób rozliczenia. Wynagrodzenie może mieć postać prowizji od odzyskanej kwoty, opłaty stałej albo połączenia kilku składników.
Trzeba również rozróżnić windykację od sprzedaży wierzytelności. Przy cesji przedsiębiorca może otrzymać pieniądze od nabywcy wierzytelności, ale zazwyczaj będzie to kwota niższa od jej wartości nominalnej. Szczegółowe możliwości zależą od charakteru konkretnego zobowiązania i zawartych umów.
Co z VAT od faktury, której klient nie zapłacił?
Brak zapłaty nie oznacza automatycznie, że przedsiębiorca może po prostu usunąć wystawioną fakturę z rozliczeń. W przepisach podatkowych funkcjonuje jednak mechanizm określany jako ulga na złe długi, który w odpowiednich warunkach umożliwia wierzycielowi korektę podatku należnego.
Skorzystanie z tego rozwiązania wymaga spełnienia warunków przewidzianych w aktualnych przepisach. Znaczenie ma między innymi okres, który upłynął od terminu płatności, oraz pozostałe okoliczności dotyczące wierzytelności.
Podobne zagadnienie może pojawić się przy podatku dochodowym. Zasady podatkowego rozliczenia nieściągalnych lub nieuregulowanych należności nie powinny być jednak utożsamiane z samym procesem windykacji. Przy większych kwotach warto omówić sposób rozliczenia z księgowym lub doradcą podatkowym.
Jak ograniczyć ryzyko niezapłaconych faktur w przyszłości?
O odzyskiwaniu należności najlepiej pomyśleć jeszcze przed rozpoczęciem współpracy. Przy większych zleceniach można sprawdzić kontrahenta, dokładnie określić warunki płatności i zadbać o pisemne potwierdzenie zakresu prac oraz ceny.
W zależności od rodzaju działalności przydatne mogą być zaliczki, płatności etapowe albo krótsze terminy płatności. Przy dużym projekcie rozliczanym przez kilka miesięcy wystawienie jednej faktury dopiero po zakończeniu wszystkich prac może powodować większe ryzyko niż regularne rozliczanie kolejnych etapów.
Ważne jest również szybkie reagowanie na pierwsze opóźnienia. Jeśli klient nie płaci poprzednich faktur, dalsze wykonywanie kolejnych zleceń na kredyt kupiecki może tylko zwiększać wartość należności.
Jaka kolejność działań ma sens po przekroczeniu terminu płatności?
Na początku warto zweryfikować dokumenty i wysłać zwykłe przypomnienie. Jeżeli nie przynosi ono efektu, kolejnym etapem może być formalne wezwanie do zapłaty wraz z prawidłowo ustalonymi odsetkami i innymi należnościami, jeśli przedsiębiorcy rzeczywiście przysługują.
Równocześnie trzeba zabezpieczyć umowę, fakturę, korespondencję i dokumenty potwierdzające wykonanie świadczenia. Jeśli klient proponuje konkretny harmonogram spłaty, ustalenia powinny zostać zapisane zamiast pozostawać wyłącznie ustną deklaracją.
Gdy kolejne terminy mijają bez zapłaty, dalsze oczekiwanie może działać na niekorzyść wierzyciela. W zależności od wysokości długu i charakteru sporu można wówczas rozważyć profesjonalną windykację albo postępowanie sądowe. Im wcześniej firma ma uporządkowaną dokumentację i jasno określoną należność, tym łatwiej zdecydować o następnym kroku.
Źródło: www.force.org.pl
